Rapportmenu's

De inhoud van een rapport bestaat uit de geselecteerde structuur (het rapport zelf) en een Dataset die de financiële gegevens bevat. De structuur bevat verschillende niveaus en (sub)totaaltellingen die open- en dichtgeklapt kunnen worden. Het laagste niveau bevat de individuele grootboekrekeningen. In de kolommen van het rapport wordt de inhoud (financiële cijfers) getoond, afhankelijk van het getoonde niveau van de structuur. Standaard worden cijfers op maandbasis weergegeven.

De weergave van cijfers kan echter aangepast worden door de gebruiker. De standaardrapporten van Factview en alle rapporten die de gebruiker zelf maakt (structuurviews), hebben een rapportmenu. Dit menu bestaat uit 3 kleine knoppen die links van het rapport worden getoond, zie onderstaande afbeelding.

De (drie) rapport menu's van een rapport staan aan de linker bovenkant van een rapport

Hieronder wordt het middelste rapportmenu toegelicht:

Menu: Structuur

Het middelste rapportmenu toont het structuur menu van het rapport.

Rapportmenu: Structuur

In het structuurmenu van een rapport kan de indeling (layout) van het rapport worden aangepast en worden extra opties voor het rapport getoond. De getoonde menu's zijn:

• Opnieuw laden

• (Rapport) structuur aanpassen

• (Rapport) structuur indelen

• Laagstijlen van het rapport

• Het rapport in Excel openen

• Het rapport koppelen aan een een Excelbestand om een zgn. Excelview rapport te bouwen

• Een Chartview ontwerpen (grafisch rapport/dashboard) ontwerpen op basis van het rapport

• Notitiemodule openen om notities aan het rapport toe te voegen

Structuurview menu

Hieronder worden de functies en opties van het structuurview menu toegelicht.

Opnieuw laden (BLAUWE cirkel)

Opnieuw ‘laden’ (“refreshen”) van het rapport waarbij alle getoonde gegevens in het rapport opnieuw uit de database worden opgehaald. De geselecteerde instellingen van het rapport blijven echter ongewijzigd. Deze functie wordt weergegeven met een blauwe cirkel.

(Rapport) Structuur aanpassen

Aan/uit zetten van extra kolommen in het rapport zoals een totaalkolom, het tonen van de cijfers van het vorige jaar, het verbergen of tonen van rijen en kolommen zonder saldi.

(Rapport) Structuur indelen

De structuurindeling van het rapport indelen. Hierbij wordt de structuur van het rapport getoond in het menu "Structuurindeling" (onderdeel van het hoofdmenu). De gebruiker kan hierbij de structuur c.q. de opzet en niveaus hiervan aanpassen of nieuwe gegevens aan het rapport toevoegen of verwijderen.

Goed om te weten

De rapportstructuur vormt de basis van een rapport. Een rapportstructuur bestaat uit een of meerder lagen of niveaus. Aan het laagste niveau van de structuur worden grootboekrekeningen gemapt. Per niveau wordt een (sub)totaaltelling gemaakt waarin bedragen (van de onderliggende grootboekrekeningen) worden opgeteld. Op basis van de niveaus kan het rapport in/uitgeklapt worden waarmee bedragen (in detail of op totaalniveau) worden gepresenteerd in het rapport.

Belangrijk

Zodra de structuurindeling van het rapport is gewijzigd, dient het getoonde rapport in het Dashboard altijd opnieuw geladen te worden (knop met de blauwe of rode cirkel). Een eerder geopend rapport in het Dashboard bevat namelijk nog niet de nieuwe instellingen.

Laagstijlen

Het instellen van de weergave (layout) van de niveaus in het rapport. Aan elk niveau moet een laagstijl worden toegekend.

Er zijn 10 verschillende laagstijlen mogelijk.

Goed om te weten

Als een niveau geen laagstijl heeft, wordt het niveau niet getoond in het rapport. Als de gebruiker een nieuwe structuur heeft gemaakt en het rapport hiervan voor de eerste keer opent in het Dashboard is het laagstijl menu leeg.

Dit moet altijd voor de eerste keer worden ingevuld met laagstijlen.

In Excel openen

Hiermee wordt het getoonde rapport geëxporteerd naar Excel in de view van de geselecteerde instellingen en kolominstellingen. In een 2e tabblad van de Excelexport wordt dezelfde view getoond met de cijfers van het vorige boekjaar. 

Koppel Excelview

Hiermee kan het rapport aan een Excelview worden gekoppeld. Voorwaarde is wel dat er een Excelview aanwezig moet zijn in Factview (geïmporteerd). Een Excelview is een Excelbestand dat automatisch de gekoppelde gegevens (van meerdere rapporten) ophaalt. Deze kunnen in de Excelview gebruikt worden voor het maken van geavanceerde rapporten, die daarmee volledig geautomatiseerd worden.

Chartview ontwerpen

Hiermee kunnen grafische rapporten worden gemaakt, gebaseerd op de gegevens van het rapport. Een Chartview rapport wordt als apart rapport opgeslagen. In een Chartview rapport kunnen grafieken, tabellen en tekstvelden worden opgenomen en  weergegeven.

Notitie module

Met de Notitie module kunnen gebruikers onderling met elkaar communiceren. Een gebruiker kan voor een bedrag in het rapport een notitie maken. Dit wordt visueel in het rapport aangegeven en gebruikers kunnen op elkaars berichten reacties geven.